Excel a Access

Tato kniha vám ukáže možnosti, které můžete využít v prostředí Excelu, a především vás seznámí s databázovým prostředím – Accessem. Zahoďte obavy z tajuplného slova databáze a naučte se přistupovat ke zpracování informací profesionálně, efektivně a zároveň pohodlně. Výklad v knize se vztahuje v první řadě na verzi programů Excel 2003 a Access 2003. Je ovšem sestaven tak, aby orientaci neztratili ani majitelé nižších verzí. Rozdíly zaznamenáte především v uživatelském ovládání, které se stává s vyšší verzí více intuitivním. Teoretický výklad je průběžně doprovázen vzorovým příkladem, vztahujícím se k tématu personální a mzdové agendy, který naleznete na webových stránkách nakladatelství Grada Publishing (www.grada.cz). První část knihy je koncipována jako malé zamyšlení a zároveň první dotek s oběma prostředími, o kterých bude řeč. Druhá část vám ukáže, jak lze při každodenní kancelářské praxi vhodně využít prostředí tabulkového procesoru Microsoft Excel. Nejprve proniknete do prostředí aplikace, pak začnete po jednotlivých krocích prakticky tvořit soubor s názvem Mzda a přitom poznávat hlouběji prostředí tabulkového procesoru. Postupně sestavíte uspořádaný list s tabulkou obsahující personální a mzdová data zaměstnanců jednoho oddělení firmy. Tato data doplníte výpočty, jež vám pomohou při návrhu zvýšení mzdy. K aplikaci Excel neodmyslitelně patří i vyjádření dat pomocí grafů. Ani my tuto problematiku neopomeneme a zobrazení dat tímto způsobem probereme podrobněji. Dotkneme se také oblasti, která usnadňuje neboli automatizuje činnost v prostředí tabulkového procesoru a tím šetří i váš čas; vytvoříme na konkrétním příkladu tzv. makro. Na závěr druhé části si vysvětlíme, co je to seznam, a poté ho převedeme z datového listu tabulkového procesoru do databázového prostředí.Třetí část knihy vás naučí jednoduše pracovat v databázovém prostředí Access. Nejprve se seznámíte s prostředím a filozofií aplikace. Současně můžete usednout ke svému počítači a začít po jednotlivých krocích prakticky tvořit soubor s názvem Administrativa, který může být do budoucna vaším každodenním pomocníkem. Pomohou vám k tomu prostředky, které prostředí databáze Access nabízí pro správu a organizování dat. Základem všeho jsou tabulky, které tvoří „pokladnici“ vašich dat. Naučíte se data do tabulek vkládat, aktualizovat, formátovat, řadit je či filtrovat a později tabulky spojíte v dotazech. Dotazy vám umožní řazení či výběr dat, budete v nich s daty aktivně pracovat prostřednictvím jednoduchých výrazů. Na závěr si vyzkoušíte eleganci práce s daty při jejich sumarizování v dotazech (součet hodnot, počet záznamů, minimální hodnota ze souboru dat…). Shrneme-li všechny tyto činnosti, lze konstatovat, že prostřednictvím dotazů můžete efektivně využívat informace z tabulek. Dozvíte se, jak můžete v prostředí Accessu elegantně prezentovat data. Ukážeme si, jak efektivní dokáže být spolupráce Accessu s Excelem. Navrhnete také jednoduchý hlavní formulář, který se objeví na obrazovce vždy při otevření databáze. Tento formulář vám vytvoří základní plochu pro umístění několika tlačítek, jejichž prostřednictvím lze rychle a efektivně získávat informace uložené v tabulkách. Stisknutím tlačítka můžete zobrazit velmi rychle výsledky různých pohledů na vaše data. Jedno tlačítko může zobrazit aktuální počet zaměstnanců podle jednotlivých středisek, druhé něco jiného – třeba seznam zaměstnanců, kteří pracují ve firmě právě 30 dní a déle. Jiné vygeneruje seznam pracovníků seřazený podle vašeho přání, které jste Accessu prozradili definováním příslušného dotazu, jenž je skrytý v jádru tlačítka. Každé z těchto tlačítek plní funkci reprezentanta vámi osobně připravené akce - příkazu. Navrhnete si jednoduchou základní aplikaci, jejíž ovládání bude snadné a intuitivní, naučíte se využívat možnosti databáze Access tak, aby byla vaším pomocníkem, aby se vám s ní pracovalo příjemně a především efektivně.